Главная / Услуги / Бизнес-консалтинг


Бизнес-консалтинг в области управления документами

Optima software обладает более чем пятнадцатилетним опытом разработки и внедрения систем управления документами, а также проведения работ по реинжинирунгу бизнес-процессов организаций при переходе к безбумажной технологии работы. Наши заказчики — крупные государственные ведомства и коммерческие компании России, стран СНГ и Балтии.

Компания является членом Гильдии Управляющих Документацией, принимая активное участие в работе профессионального сообщества специалистов служб документационного обеспечения управления (ДОУ), в выработке предложений по развитию законодательной базы, совершенствованию методов управления документацией, унификации и стандартизации делопроизводства.

Располагая широкой отраслевой и технологической экспертизой и квалифицированным персоналом, Optima software предлагает это уникальный комплекс услуг по бизнес-консалтингу на всех этапах автоматизации процессов управления документами.

Бизнес-консалтинг в области управления документами (.pdf, 214 Кб)

Подготовка проекта

  • Обследование бизнес-процессов управления документами и регламентирующих документов компании «как есть»
  • Сбор и обобщение требований по совершенствованию бизнес-процессов
  • Аудит существующих информационных систем
  • Определение функциональных и технических требований к системе управления документами, выбор ключевых технологий
  • Идентификация требований законодательства, относящихся к бизнес-процессам и информационным системам управления документами клиента
  • Определение ключевых рисков, связанных с внедрением системы управления документами

Оценка предложений

  • Определение и приоритезация критериев оценки ИТ-решений, их производителей и поставщиков
  • Формирование «короткого списка» ИТ-решений и подрядчиков
  • Запрос коммерческих предложений, организация демо-сессий и референс-визитов
  • Планирование и бюджетирование проекта
  • Подготовка конкурсной документации
  • Организация и проведение тендеров

Поддержка на этапе реализации информационной системы

  • Реинжиниринг бизнес-процессов, разработка регламентов и процедур с учетом автоматизации и перехода к безбумажному документообороту
  • Аудит и контроль качества проектных решений
  • Разработка и оптимизация форм отчетности
  • Формирование матриц ролей и полномочий
  • Разработка политики применения ЭЦП
  • Разработка процедур миграции данных, интеграции и управления нормативно-справочной информацией (НСИ)
  • Сбор и подготовка НСИ к загрузке в систему
  • Разработка Программы и методики испытаний
  • Тестирование и приемка системы и проектной документации

Организационные изменения и внедрение информационной системы

  • Разработка должностных инструкций, пользовательских руководств
  • и интерактивных видеокурсов
  • Организация и проведение учебных семинаров, аттестация персонала
  • Формирование службы поддержки (Service Desk)
  • Подготовка маркетинговых и информационных материалов
  • Организация и проведение мероприятий по информированию персонала
  • Разработка схем мотивации, направленных на использование
  • новых и отказ от применения старых практик работы с документами
  • Периодическая оценка удовлетворенности пользователей
  • Разработка рекомендаций по развитию системы