Главная / Описание платформы / Область применения и функциональные возможности


Область применения и функциональные возможности

Делопроизводство и канцелярия

Применение типового решения «Делопроизводство» на платформе OPTIMA-WorkFlow позволяет автоматизировать функций ведения делопроизводства и обеспечивает обработку документов на протяжении всего жизненного цикла — от создания проекта документа до его списания в архив.

Подробнее...

Электронный документооборот организации

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает визуальное проектирование и модификацию маршрутно-технологических схем любых деловых процессов прохождения и исполнения документов.

Для каждого из пользователей ведутся индивидуальные списки доступной адресации при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при прохождении документа.

Система автоматически отслеживает и сопоставляет плановые (нормативные) и фактические характеристики выполняющихся работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры. Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, который позволяет автоматически формировать «хронологическое дерево» событий в истории прохождения документа, с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д.

Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить – кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.

В платформе OPTIMA-WorkFlow реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

Типовое решение «Согласование договоров» на платформе OPTIMA WorkFlow предназначено для гибкой автоматизации процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и другой контрактной документации.

Поручения и контроль исполнительской дисциплины

В дополнение к описанным в разделе «Электронный документооборот организации» средствам контроля прохождения и обработки документов (контроля выполнения работ в рамках деловых процессов), OPTIMA-WorkFlow обеспечивает полнофункциональные решения для организации контроля исполнения поручений, в том числе содержащихся в нормативно-распорядительных и других документах, требующих исполнения.

Типовое решение «Контроль исполнительской дисциплины» на платформе OPTIMA WorkFlow — это полнофункциональное решение для автоматизации постановки и контроля исполнения поручений.

Подробнее...

Отчетность и поддержка процессов принятия управленческих решений

Платформа OPTIMA-WorkFlow оснащена развитым инструментарием для разработки макетов различных форм отчетности, в том числе статистической и аналитической.

Пример отчета о ходе процесса согласования документа

Пример отчета о ходе процесса согласования документа

Отчеты проектируются во внешнем приложении — редакторе шаблонов отчетов SAP Crystal Reports, но сам генератор форм отчетности встроен в платформу OPTIMA-WorkFlow.

Пример формата отчета по исполнительской дисциплине

Пример формата отчета по исполнительской дисциплине

Шаблоны отчетов хранятся в системе, а сами отчеты генерируются по инициативе пользователей, имеющих соответствующие полномочия, непосредственно на их автоматизированных рабочих местах. Имеется механизм параметрической настройки критериев для выполнения выборки данных, включаемых в отчет.

Пример отчета по статистике обрабатываемых документов

Пример отчета по статистике обрабатываемых документов

Массовое (потоковое) сканирование и распознавание документов

Типовое решение «Электронный архив» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для организации и управления электронными архивами, библиотеками и базами знаний.

Решение содержит приложения для массового (потокового) сканирования, распознавания и привязки документов. Кроме того, оно может быть дополнено средствами публикации документов на корпоративном портале Microsoft SharePoint Server.

Подробнее...

Архивное хранение бумажных и электронных документов

Платформа OPTIMA-WorkFlow предусматривает возможность динамического построения различных систем классификации документов на основе использования основных системных свойств и значений, вносимых в РККД при регистрации документа. Обеспечивается хранение всех версий документа, с фиксацией времени, даты и места создания, их статуса и сведений о пользователе системы, в результате действий которого эти версии были созданы.

В OPTIMA-WorkFlow реализованы шлюзы для передачи документов в специализированные архивные системы (ленточные, магнитооптические и дисковые библиотеки). Платформа имеет средства планирования заданий и автоматического архивировании и/или выгрузки данных при наступлении времени, события или при выполнении набора условий.

При масштабировании решения, OPTIMA-WorkFlow позволяет планомерно наращивать количество рабочих мест пользователей за счет увеличения мощности используемого серверного оборудования или перехода на более производительную операционную платформу. Использование в составе OPTIMA-WorkFlow современных средств управления хранением данных обеспечивает то, что практически отсутствуют ограничения на количество загруженных в систему документов и одновременно работающих пользователей.

В составе OPTIMA-WorkFlow имеются мощные средства поиска документов, использующие настраиваемую коллекцию фильтров, а также механизмы поиска по образцу заполнения полей регистрационной карточки (Query By Example). За счет подключения к системе специализированных компонентов для обеспечения индексации хранимой информации и обеспечения полнотекстового поиска реализуется комбинированный поиск, сочетающий выборку по учетным свойствам документа с контекстным поиском.

Для автоматизации деятельности архивных служб организации в соответствии с требованиями ЕГСДОУ, ВНИИДАД и Росархива предназначено типовое решение «Архив бумажных документов».

Подробнее...

Типовое решение «Электронный архив» на платформе OPTIMA-WorkFlow применимо для организации и управления электронными архивами, библиотеками и базами знаний.

Подробнее...

Системы управления архивами электронных и бумажных документов на платформе OPTIMA-WorkFlow (.pdf, 3,31 Мб)

Межтерриториальный и межведомственный обмен документами

Платформа OPTIMA-WorkFlow может применяться для создания иерархической территориально распределенной информационной системы, основанной на частично децентрализованной модели управления. Эта модель подразумевает применение на всех уровнях организационной иерархии системы:

  • программно-аппаратной платформы, базирующейся на единых стандартах и унифицированной материально-технической базе;
  • общих правил обработки информации (типовой функциональности приложений системы);
  • унифицированных средств и технологий для осуществления информационного обмена, в том числе, типового регламента и технического оснащения, единой системы адресации, универсального формата представления данных, единой системы обеспечения защиты данных от несанкционированного доступа и искажений при передаче;
  • единой системой классификации и кодирования информации.

В то же время, децентрализованная модель управления допускает на объектах автоматизации определенную независимость в организации технологических процессов (последовательности выполнения операций, автоматизируемых функциями системы) обработки данных.

Децентрализованная модель автоматизированной системы подразумевает создание отдельных друг от друга фрагментов системы электронного документооборота, организованных в пределах вычислительных сетей различных объектов автоматизации. По сути дела, эти фрагменты являются самостоятельными системами, но функционирующими единообразно по общим методическим и организационным регламентам и в общей предметной области.

Distrib

Обмен документами и другой системной информацией между территориальными фрагментами системы производится через специализированные шлюзы электронной почты или посредством ведомственных систем гарантированной доставки сообщений, которые обеспечивают формирование исходящей рассылки из одного фрагмента системы и прием входящей корреспонденции в другой фрагмент. Такая модель функционирования системы с учетом единства программной платформы, нормативно-справочной информации и регламентов функционирования во всех фрагментах системы позволяет не только избежать повторной регистрации документов, но и обеспечивает накопление сквозной истории обработки документов различными объектами автоматизации.

Вместе с тем, применение децентрализованной модели функционирования системы не исключает возможности создания центрального архивного хранилища документов, банка данных документарной информации. Этот банк данных не содержит промежуточных, черновых документов и предназначен для накопления только основных (действующих, официальных, важных, нормообразующих и т. д.) документов, в хранении и использовании которых заинтересованы руководящие органы и руководители структурных подразделений организации, вне зависимости от того, в каком фрагменте системы они были созданы.

При использовании программного обеспечения OPTIMA-WorkFlow в автоматизированной системе может быть обеспечена возможность работы удаленных и мобильных пользователей. В этом случае удаленные клиенты могут получить доступ к системе, используя web-технологии, публичные и ведомственные каналы связи.

Опыт создания крупных территориально-распределенных систем управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow (.pdf, 4,54 Мб)

См. также:

Информационная безопасность и ЭЦП

Платформа OPTIMA-WorkFlow обладает средствами разделения уровня полномочий пользователей по вызову различных сценариев обработки, проведению процедур регистрации документов, доступу к тем или иным полям регистрационных карточек, использованию словарей для выбора значений полей, вносимых при регистрации, по формированию отчетности на базе тех или иных макетов.

Все документы, правила их обработки, маршруты рассылки и служебная информация защищены системой от любого преднамеренного и непреднамеренного вмешательства. С помощью OPTIMA-WorkFlow в системе электронного документооборота реализуются механизмы управления правами субъектов доступа на объекты доступа, в том числе правами доступа к:

  • документам и версиям документов;
  • резолюциям и аннотациям документов;
  • категориям (типам) документов;
  • истории обработки документа;
  • свойствам документов;
  • регистрационным карточкам документов и отдельным полям регистрационных карточек;
  • архивам документов и к логическим порциям (областям) архивов документов (папкам, рабочим столам, доскам объявлений);
  • шаблонам документов и решений по документам;
  • макетам отчетов;
  • словарям и справочникам;
  • технологическим схемам прохождения и исполнения документов, поручениям, сценариям автоматической обработки документов;
  • программным приложениям системы и др.

При использовании программно-технических средств операционных систем и специализированных систем защиты от несанкционированного доступа, Система обеспечивает разграничение уровней доступа к ресурсам аппаратной инфраструктуры системы: ЛВС, ПЭВМ, терминалам, каталогам дисковой подсистемы, файлам и т.д.

Кроме разграничения уровня доступа к информационно-техническим ресурсам системы, применение платформы OPTIMA-WorkFlow обеспечивает разграничение функциональных полномочий (доступных функций в системе) пользователей.

За счет комбинации прав доступа и функциональных полномочий реализуется настройка уровней защиты информации на соответствие матрице доступа, утвержденной в установленном порядке.

Использование платформы OPTIMA-WorkFlow обеспечивает протоколирование всех событий в системе и действий пользователей, управляемое администратором безопасности через службу системного аудита.

OPTIMA-WorkFlow также обеспечивает использование современных методов криптографической защиты и механизмов электронной цифровой подписи, разработанных в соответствии с действующими российскими стандартами, в том числе, на базе применения СКЗИ, созданных компанией КриптоПро. Применение СКЗИ в составе OPTIMA-WorkFlow обеспечивает как шифрование / расшифрование документов, так и формирование/верификацию электронной цифровой подписи авторов документов и/или резолюций и решений по документу.

Платформа принципиально совместима с любыми специализированными средствами защиты информации (СЗИ). В составе платформы OPTIMA-WorkFlow реализованы собственные средства защиты информации, которые разрабатывались в соответствии с требованиями следующих документов:

  • Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.1996 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Федеральный закон от 6 апреля 2006 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • Руководящий документ Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации»;
  • Руководящий документ Гостехкомиссии России «Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения»;
  • «Положения о порядке разработки, производства, реализации и использования средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну»;
  • «Положение о разработке, изготовлении и обеспечении эксплуатации шифровальной техники, систем связи и комплексов вооружения, использующих шифровальную технику, в Российской Федерации».

Группа компаний Optima имеет лицензии ЦБС ФСБ на право осуществлять производство и проектирование информационных систем с использование средств криптографической защиты данных, некоторые редакции платформы OPTIMA-WorkFlow имеют сертификат Гостехкомисии на соответствие требованиям защиты информации по классу 1В. При необходимости могут быть выполнены работы по подтверждению действия сертификата для конкретной реализации системы.

См. также:

Соответствие требованиям спецификации MoReq2

Компании, планирующие создание и развитие систем управления документами часто сталкиваются с необходимостью проверить соответствие того или иного решения текущим и перспективным требованиям своей организации. Маркетинговые материалы различных производителей упоминают практически идентичный набор функций, презентации, демонстрации и пробные версии программ дают общее представление о функциональности и удобстве, но требуют значительных временных затрат и разработки собственной системы оценки и сравнения систем. Заказные исследования и выбор решений очень дорог.

MoReq2

Удобным способом для оценки возможностей системы является применение стандартов, в частности Европейской спецификации MoReq. Данная спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту. Спецификация составлена таким образом, чтобы быть применимой в государственных либо коммерческих организациях, которые намереваются внедрить автоматизированную систему электронного документооборота или хотят оценить возможности уже используемых ими систем.

За время, прошедшее с создания MoReq в 2001 г., спецификация получил широкое признание сообщества пользователей и разработчиков систем электронного документооборота во многих странах Европы и за ее пределами. Спецификация MoReq переведена более чем на 10 языков.

Optima software публикует оценку соответствия платформы OPTIMA-WorkFlow требованиям текущего стандарта MoReq2, утвержденного Европейской Комиссией в 2008 г. и переведенного на русский язык «Гильдией Управляющих Документацией» — профессиональным объединением специалистов служб документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятий и учреждений России.

В настоящее время ведутся работы по подготовке новой версии Европейской спецификации MoReq-2010, принята первая и основная часть «Типовые требования к управлению электронными официальными документами».

См. также: