Главная / Делопроизводство


Типовое решение «Делопроизводство»

Типовое решение «Делопроизводство» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации функций ведения делопроизводства и обеспечивает обработку документов на протяжении всего жизненного цикла — от создания проекта документа до его списания в архив.

75 000 руб.

  Купить

 

Движение документов организовано по «свободной маршрутизации», что позволяет пользователю самому определять адресатов документа, в качестве которых могут выступать как подразделения, так и сотрудники организации. Решение предоставляет удобные и максимально простые механизмы для обработки документа. Работа пользователей сопровождается подробными инструкциями на каждом этапе.

В рамках типового решения автоматизируются следующие категории документов:

  • входящая корреспонденция;
  • исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы;
  • документы внутренней переписки.

Типовое решение "Делопроизводство" на платформе OPTIMA-WorkFlow (.pdf, 1,66 Мб)

О разработчике:

Компания «СЭДКОМ», «серебряный» партнер Optima software, предоставляет услуги по разработке, внедрению и сопровождению систем управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow, а также специализируется на разработке типовых решений и отраслевых решений для страховых и факторинговых компаний.

Рабочее место пользователя

После запуска клиентского приложения OPTIMA-WorkFlow на экране отобразится главное окно решения — рабочее место пользователя:

qwer

Рабочее место пользователя

Главное окно решения содержит главное меню, панель инструментов и рабочее поле.

Главное меню содержит пункты и подпункты, выбор которых обеспечивает доступ ко всем режимам работы системы и позволяет выполнить необходимые настройки. Панель инструментов содержит кнопки, функциональность которых дублирует команды главного меню.

Рабочее поле главного окна разделено на несколько областей:

  • Представления документов — представляет собой журналы документов, отобранные по заданным критериям
  • Опись документов — представляет собой таблицу, отображающую краткую информацию по документам
  • Фильтр описи документов — обеспечивает фильтрацию документов по системных реквизитам
  • Область просмотра — отображает детальную информацию по документу, выделенному в описи документов.

Входящая корреспонденция

Подсистема «Входящая корреспонденция» решения «Делопроизводство», предназначена для работы с входящими документами (входящие письма от юридических лиц, телеграммы, факсы, обращения граждан).

Процесс обработки входящей корреспонденции может включать следующие этапы:

  • Регистрация документа;
  • Рассмотрение документа;
  • Исполнение / Ознакомление;
  • Списание документа в архив.

Регистратором входящего документа является сотрудник отдела канцелярии (общего отдела, экспедиции или другого структурного подразделения, выполняющего данные функции).

Для создания регистрационной карточки входящего документа необходимо выбрать пункт меню «Входящий документ» в Мастере создания документов на панели инструментов.

На этапе регистрации документа пользователю доступны следующие закладки карточки: «Основная», «Движение документа», «Резолюции» и «Связанные документы».

vhodyashiy

Входящая корреспонденция

Регистрационная карточка входящего документа содержит следующие реквизиты:

Закладка «Основная»:

  • Вид документа — вид входящего документа;
  • Состояние — текущий статус документа;
  • Рег. номер — регистрационный номер документа;
  • Дата регистрации — дата регистрации документа;
  • Регистратор — ФИО сотрудника, зарегистрировавшего документ;
  • Гриф — уровень доступа к документу;
  • Срок исполнения — плановая дата исполнения;
  • Дата отправки — дата отправки документа корреспондентом;
  • Вид доставки — способ доставки документа;
  • Кол-во экз. — количество экземпляров документа;
  • Листов, + — количество листов и количество приложений;
  • Заголовок — краткое описание входящего документа
  • Корреспондент — отправитель документа, исходящий номер, дата и Ф.И.О. подписанта;
  • Адресат — подразделение, ФИО и должность сотрудника.

Закладка «Движение документа» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие выбор адресатов (сотрудники и\или подразделения компании) и просмотр истории движения документа.

Закладка «Резолюции» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие работу с резолюциями и просмотр истории резолюций.

Закладка «Связанные документы» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие функции установки связей между документами и передачу документа в архив.

Для присвоения регистрационного номера входящему документу необходимо нажать кнопку «№». Регистрационный номер документа проставляется автоматически, в поле «Регистратор» будет выбран сотрудник, выполнивший данную функцию.

Для направления документа адресатам необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на вкладку «Движение документа». Выбрать получателей документа и при необходимости выдать задания.

Рассылка документа

Рассылка документа

Для каждого адресата документа в колонке «Задание» предоставляется возможность выбрать одно из значений:

  • на ознакомление — не требуется никаких дополнительных действий;
  • на рассмотрение — необходимо рассмотреть документ, внести резолюцию и выдать поручения исполнителям;
  • на исполнение — необходимо исполнить документ, например подготовить проект исходящего документа.

Для рассмотрения документа необходимо открыть карточку в описи документов.

Рассмотрение документа

Рассмотрение документа

В заголовке окна отображен тип задания — «На рассмотрении». На закладке «Основная» внесены реквизиты документа. Возможно ознакомиться с прикрепленным электронным образом документа. В поле «Резолюция» необходимо внести резолюцию руководителя.

При нажатии кнопки «Поручения» откроется интерфейсное окно со списком выданных поручений. Возможно создать новые поручения или ознакомиться с комментариями исполнителей, принять результаты ранее выданных поручений.

Новое поручение

Новое поручение

Для исполнения поручения по документу исполнителю необходимо установить фактическую дату исполнения и при необходимости внести комментарии для автора поручения. После исполнения всех поручений документ будет автоматически помечен как исполненный.

Списание документа в архив выполняется сотрудниками структурных подразделений или архивной службы. Для списания документа необходимо поместить его в соответствующее дело из номенклатуры дел. Документ автоматически будет переведен в состояние «В архиве».

Исходящая корреспонденция

Подсистема «Исходящая корреспонденция» решения «Делопроизводство», предназначена для работы с исходящими документами.

Процесс обработки исходящей корреспонденции состоит из следующих этапов:

  • Подготовка проекта документа;
  • Согласование проекта документа путем визирования;
  • Утверждение документа (подписание документа);
  • Регистрация документа;
  • Отправка документа адресатам;
  • Списание документа в архив.

Инициатором исходящего документа может являться любой сотрудник компании, зарегистрированный в Системе электронного документооборота.

Для создания регистрационной карточки входящего документа необходимо выбрать пункт меню «Исходящий документ» в Мастере создания документов на панели инструментов.

Исходящая корреспонденция

Исходящая корреспонденция

Регистрационная карточка исходящего документа содержит следующие реквизиты:

Закладка «Основная»:

  • Вид документа — вид исходящего документа;
  • Состояние — текущий статус документа;
  • Рег. номер — регистрационный номер документа;
  • Дата регистрации — дата регистрации документа;
  • Регистратор — ФИО сотрудника, зарегистрировавшего документ;
  • Гриф — уровень доступа к документу;
  • Срок исполнения — плановая дата подготовки документа;
  • Дата отправки — дата отправки документа адресатам;
  • Вид доставки — способ доставки документа;
  • Кол-во экз. — количество экземпляров документа;
  • Листов, + — количество листов и количество приложений;
  • Заголовок — краткое описание исходящего документа;
  • Инициатор \ Подписант — Ф.И.О. и должность сотрудника — инициатора документа, Ф.И.О. и должность подписанта документа;
  • Адресат — названия организаций, ФИО и должности получателей документа.

Закладка «Движение документа» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие выбор адресатов (сотрудники и\или подразделения компании) и просмотр истории движения документа.

Закладка «Резолюции» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие работу с наложенными визами и просмотр истории визирования.

Закладка «Связанные документы» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие функции установки связей между документами и передачу документа в архив.

Для направления документа адресатам необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на вкладку «Движение документа». Выбрать получателей документа и при необходимости выдать задания.

Рассылка документа

Рассылка документа

Для каждого адресата документа в колонке «Задание» предоставляется возможность выбрать одно из значений:

  • на ознакомление — не требуется никаких дополнительных действий;
  • на согласование — необходимо наложить визу на проект документа;
  • на исполнение — необходимо исполнить выданное задание \ поручение.

Согласование проекта документа выполняется путем визирования. Для согласования документа необходимо открыть карточку документа в описи документов.

Согласование документа

Согласование документа

В заголовке окна отображен тип задания — «На согласование». На вкладке «Основная» внесены реквизиты документа. Возможно ознакомиться с прикрепленным проектом документа. Для визирования документа необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на закладку «Резолюции». В поле выбрать решение («Согласовано» / «Не согласовано»), при необходимости внести комментарии к решению и нажать кнопку «Решение».

Для дополнительного согласования документа (например, с непосредственными подчиненными) необходимо перейти на закладку «Движение документа» и направить документ адресатам с соответствующими заданиями.

Документ на подписание направляется инициатором документа. Для утверждения документа необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на закладку «Резолюции». В поле выбрать решение («Согласовано» / «Не согласовано»), при необходимости внести комментарии к решению и нажать кнопку «Подписать». В случае положительного решения документ автоматически будет переведен в состояние «Подписан» и направлен на регистрацию, иначе — возвращен инициатору.

Подписание документа

Подписание документа

Регистрация документов выполняется сотрудниками соответствующего подразделения (общего отдела, экспедиции или другого структурного подразделения, выполняющего данные функции). Для присвоения регистрационного номера исходящему документу необходимо нажать кнопку «№». Регистрационный номер документа проставляется автоматически, в поле «Регистратор» будет выбран сотрудник, выполнивший данную функцию.

ИРегистрация документа

Регистрация документа

Списание документа в архив выполняется сотрудниками структурных подразделений или архивной службы. Для списания документа необходимо поместить его в соответствующее дело из номенклатуры дел. Документ автоматически будет переведен в состояние «В архиве».

Организационно-распорядительные документы

Подсистема «Организационно-распорядительные документы» решения «Делопроизводство» предназначена для работы с организационными и распорядительными документами. Процесс обработки организационно-распорядительных документов состоит из следующих этапов:

  • Подготовка проекта документа;
  • Согласование проекта документа путем визирования;
  • Утверждение документа (подписание документа);
  • Регистрация документа;
  • Рассылка документа на ознакомление и исполнение;
  • Списание документа в архив.
Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы

Работа с карточкой организационно-распорядительного документа на вышеперечисленных этапах аналогична работе с карточкой исходящего документа.

Документы внутренней переписки

Подсистема «Документы внутренней переписки» решения «Делопроизводство», предназначена для работы с внутренними документами. Процесс обработки состоит из следующих этапов:

  • Подготовка проекта документа;
  • Согласование проекта документа путем визирования;
  • Принятие решения (подписание документа).
Документы внутренней переписки

Документы внутренней переписки

Работа с карточкой внутреннего документа на вышеперечисленных этапах аналогична работе с карточкой исходящего документа.

Отчетность

В решении «Делопроизводство» реализованы следующие отчеты:

  • Реестр входящих документов;
  • Реестр исходящих документов;
  • Реестр распорядительных документов;
  • Реестр документов внутренней переписки;
  • Лист визирования;
  • История движения документа;
  • Поручения по документу;
  • Графический отчет «Сводка о количестве зарегистрированных документов».

В реестрах документов отражаются все документы зарегистрированные в заданный период. Выводятся в виде списка с основными реквизитами — вид документа, регистрационный номер, дата регистрации, наименование корреспондента и т.д.

Реестр входящей корреспонденции

Реестр входящей корреспонденции

Отчет «Лист визирования» формируется для конкретного документа и отражает список решений вынесенных визирующими лицами.

Лист визирования

Лист визирования

Графический отчет «Типы регистрируемых документов», в виде круговой диаграммы, отражает количество зарегистрированных документов в заданный период и процентное отношение между различными категориями документов.

Типы регистрируемых документов

Типы регистрируемых документов

Отчет «История движения документа» формируется для конкретного документа и подробно отражает движение документа внутри компании.

История движения документа

История движения документа