Главная / Архив бумажных документов


Типовое решение «Архив бумажных документов»

Типовое решение «Архив бумажных документов» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации деятельности архивных служб организации в соответствии с требованиями ЕГСДОУ, ВНИИДАД и Росархива.

Функциональные возможности решения:

  • классификация документов и списание их в дела;
  • формирование дел / томов архивного хранения (к выделению на уничтожение) и их описей вложений;
  • формирование сдаточных описей / актов о выделении к уничтожению;
  • формирование сводных описей / актов на уничтожение;
  • сопоставление дел / томов с архивными фондами и топографией архива;
  • проведение экспертизы ценности;
  • выдача (выемка) документов и возврат их на архивное хранение;
  • передача документов в государственный архив;
  • ведение книги поступления и выбытия документов.

В OPTIMA-WorkFlow применяются правила организации архивного хранения, соответствующие действующим правовым и нормативным документам, в том числе:

  • Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 г. № 125-ФЗ;
  • Основным правилам работы архивов организаций. ВНИИДАД, 2002 г.;
  • Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 1996 г. № 149-ФЗ;
  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Системы управления архивами электронных и бумажных документов на платформе OPTIMA-WorkFlow (.pdf, 3,31 Мб)

Приложение «Архив бумажных документов»

Помимо преднастроенных регистрационных карточек документов, макетов форм отчетности и инструкций пользователей и эксплуатационного персонала типовое решение содержит приложение «Архив бумажных документов», которое предназначено для организации передачи документов в архивное хранение.

Рабочая среда сотрудников архивной службы

Рабочая среда сотрудников архивной службы

Документы, списанные в дела в приложении «Клиент системы», сначала распределяются по томам, затем помещаются в описи для передачи на архивное хранение или в акты о выделении к уничтожению, далее формируются сводные описи, сводные акты и акты приема-передачи в Государственный архив.

Вывод отчетных форм (описей, сводных актов и т.п.) в Microsoft Excel

Вывод отчетных форм (описей, сводных актов и т.п.) в Microsoft Excel

Предусмотрена возможность ввода остатков на заданный год и вывод данных о движении документов за заданный год по определенному индексу. Ведется «Книга прибытия-убытия единиц хранения».

Ведение книги поступления и выбытия документов

Ведение книги поступления и выбытия документов

Реализован поиск документов и выдача документов/томов во временное пользование.

Выдача (выемка) документов и возврат их на архивное хранение

Выдача (выемка) документов и возврат их на архивное хранение

В каждом режиме можно получить стандартные отчетные формы.